Executive Assistant / Management Support (m/w/d)

• Projektkoordination & Operations-Support (ca. 60 %)
  • Projektkoordination: Eigenverantwortliche Steuerung und verlässliche Nachverfolgung strategischer sowie operativer Initiativen über die verschiedenen Gesellschaften und Standorte hinweg.
  • Prozessoptimierung: Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Schnittstellenproblemen und pragmatische Etablierung strukturierter, digitaler Standardprozesse.
  • Operative Steuerung: Aktive Unterstützung im Tagesgeschäft der Plattform- und Mobilitätsprozesse inklusive des kontinuierlichen Monitorings relevanter KPIs.
  • Partner- & Händlersupport: Souveräne Bearbeitung von Anfragen unserer Kooperationspartner, Händler und externen Dienstleister.
  • Datenpflege & Qualitätssicherung: Gewissenhafte Pflege von Stammdaten in den internen Systemen, saubere Erfassung von Geschäftsvorgängen sowie Aufbereitung von Abrechnungsdaten und Reports.

• Management-Support & Office Management (ca. 40 %)
  • Standortkoordination (Frankfurt Gateway Gardens): Professioneller Empfang von Geschäftspartnern und Gästen, Repräsentanz des Unternehmens vor Ort sowie Sicherstellung eines reibungslosen Office-Alltags (inkl. Beschaffung und Korrespondenz).
  • Kalender- & Reisemanagement: Vorausschauende Koordination komplexer Terminkalender, Vorbereitung von Meetings sowie Buchung und Organisation von Geschäftsreisen zur Entlastung der Geschäftsführung.
  • Meeting- & Pitch-Vorbereitung: Erstellung und Strukturierung überzeugender Präsentationsunterlagen für Partnergespräche und Pitches sowie Organisation interner Strategiemeetings und Teamevents.
  • Finanzmanagement (vorbereitend): Kaufmännische Vorprüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, strukturierte Belegverwaltung und zügige Abwicklung von Reisekostenabrechnungen für die Buchhaltung.

• Ausbildung & Background: Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium (Bachelor/Master) oder eine erstklassig abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit nachweisbarer Berufserfahrung in einer generalistischen Schnittstellenfunktion (z. B. Projektmanagement, Operations, Consulting oder Assistenz der Geschäftsführung).
• Der „lächelnde Boss“ – Durchsetzungsstärke & Standing: Du bist verbindlich, behältst Standards sowie Deadlines konsequent im Blick und setzt getroffene Entscheidungen souverän durch. Dabei agierst du stets lösungsorientiert, auf Augenhöhe und mit einem gewinnenden Lächeln.
• Prozess- & Hands-on-Mentalität: Ausgeprägte Umsetzungsstärke mit analytischem Blick für Workflows. Du denkst in strukturierten Prozessen, packst operativ selbst mit an und behältst auch bei hoher Taktung stets den Überblick.
• Digitale Affinität & Systemverständnis: Routinierter Umgang mit modernen Kollaborationstools (Google Workspace, MS 365) sowie Begeisterung für webbasierte Plattformen, Automatisierung und datengestützte Auswertungen.
• Kommunikation & Fingerspitzengefühl: Exzellente Kommunikationsfähigkeiten über alle Hierarchieebenen hinweg – diplomatisch und repräsentativ im Kontakt mit Gesellschaftern, Partnern und Dienstleistern.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift.
• Präsenz & Teamspirit: Freude an der aktiven Präsenz vor Ort in unserem Office in Frankfurt Gateway Gardens, um als operative Schaltzentrale nah an der Geschäftsführung und den Teams zu sein.

• Direkter Impact & steile Lernkurve: Du arbeitest unmittelbar an der Seite der Geschäftsführung und übernimmst von Tag eins an echte Verantwortung. Deine Initiativen versanden nicht in langen Freigabeschleifen – kurze Entscheidungswege und maximaler Gestaltungsspielraum sind bei uns gelebte Praxis.
• Perspektive: Ein unbefristeter Arbeitsvertrag in einer dynamisch wachsenden, zukunftssicheren Unternehmensgruppe im digitalen Mobilitätssektor mit hervorragenden persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten.
• Zukunft statt Routine: Wir reden nicht über die Arbeitswelt von morgen – wir bauen sie. KI-gestützte Systeme, intelligente Automatisierung und modernste Workflows sind bei uns kein Beiwerk, sondern das Fundament, um die Zukunft der Mobilität aktiv zu prägen.
• Erstklassige Lage (Frankfurt Gateway Gardens): Ein moderner Arbeitsplatz in direkter Nähe zum Flughafen und Hauptbahnhof – nur wenige Gehminuten von der S-Bahn-Station Gateway Gardens entfernt, mit optimaler Verkehrsanbindung und exzellenter Nahversorgung.
• Souveränes Arbeitsumfeld: 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr, Vertrauensarbeitszeit für eigenverantwortliches Arbeiten sowie eine Kultur, die Leistung und Pragmatismus wertschätzt.

Klingt nach genau deinem Spielfeld? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – unkompliziert und ohne langes Anschreiben: Lebenslauf, frühestmöglicher Eintrittstermin und deine Gehaltsvorstellung genügen. Wir melden uns kurzfristig bei dir!